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Personalauswahl für Steuerkanzleien

Susanne Pannenbäcker - DIE KANZLEIAGENTUR - München

Von Frau Susanne Pannenbäcker, Kanzleiagentur München

In Zeiten des Fachkräftemangels in Steuerkanzleien bestehen besondere Anforderungen an die Personalauswahl. Die Konsequenzen von Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl können sich für die betroffene Kanzlei auf der Leistungsseite (z. B. der Produktivität) sowie auf der Kostenseite (z. B. Beschaffungs- und Einarbeitungskosten) niederschlagen. Bei dem betreffenden Mitarbeiter kann der Einsatz auf einer Stelle, für die er ungeeignet ist, eine Über- oder Unterforderung hervorrufen, die im günstigsten Falle eine resignierende Gewöhnung zur  Folge hat (innere Kündigung). 

Grundsätzlich gilt – Hohe Fehlzeiten und  Fluktuation können Ausdruck und Folge fehlerhafter Auswahlentscheidungen sein.

Das wichtigste Instrument bei der Vorauswahl von Bewerbern ist die Analyse der Bewerbungsunterlagen. Zu den Mindestanforderungen zählen die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen sowie eine entsprechende Form der Bewerbung,  die als ERSTE und EINZIGE Arbeitsprobe zu verstehen ist. Verschmutze oder erkennbar mehrfach verwendete Unterlagen, fehlende Unterlagen, Adressen oder Unterschriften, unsaubere Kopien, Mailanhänge, Rechtschreibfehler sowie die Verwendung von Urlaubs- und/oder Privatfotos sind IMMER disqualifizierend.

Das Bewerbungsschreiben:

Das Bewerbungsschreiben sollte in der Regel nicht länger als eine Seite sein. Ist dies nicht der Fall könnten fehlendes analytisches Denken und Weitschweifigkeit unterstellt werden. Eine klare Gliederung sowie eine ordentliche Gestaltung ist ein MUSS. Um eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen, sollte das Bewerbungsschreiben unbedingt Namen, Anschrift, Telefonnummer und Mailadresse des Bewerbers enthalten. Ebenso der Bezug auf den Anlass der Bewerbung sollte nicht fehlen.

Der Lebenslauf

Bei dem Lebenslauf handelt es sich zweifelsohne um die aussagekräftigste Bewerbungsunterlage, da der Bewerber damit  Auskunft über seine  persönliche und berufliche Entwicklung gibt.

Lebensläufe werden nach folgenden Analysen ausgewertet:

Zeitfolgenanalyse
Prüfung auf Vollständigkeit, Lücken, Ausbildungsgang und Arbeitsplatzwechsel. Von großer Bedeutung ist die Häufigkeit des Wechsels von Arbeitsplätzen. Ein häufiger Wechsel in oder kurz nach der Probezeit wirft ein negatives Licht auf die Bewerbung. Häufige Arbeitsplatzwechsel können auf Probleme hindeuten, es sei denn, durch die Wechsel ist ein beruflicher Aufstieg verbunden.

Firmen- und Branchenanalyse
Diese Analyse dient der Beurteilung, ob der Bewerber mit Blick auf die bisherigen Arbeitgeber für die Stellenbesetzung geeignet ist, was bei Steuerfachleuten, die überwiegend in Steuerkanzleien beschäftigt waren, in der Regel auch der Fall ist. Schwierig wird es, wenn ein Wechsel in die freie Wirtschaft erfolgt ist und über mehrere Jahre vollzogen wurde. Häufig können sich Bewerber dann nur  noch schwer in die wesentlich flexibleren Abläufe in den Kanzleien einfinden.

Kontinuitätsanalyse
Diese abschließende Analyse fasst die gewonnen Einsichten zusammen und beurteilt den Aufbau der gesamten beruflichen Entwicklung. Hier ist der sogennante „rote Faden“ von großer Bedeutung, der sich im besten Falle von der Ausbildung bis hin zum letzten Arbeitgeber durchzieht.

Bewerbungsfoto

Sind Schlussfolgerungen aus den mimischen Zügen, dem Gesichtsausdruck und der äußeren Erscheinung eines Bewerbers auf seine Intelligenz oder Persönlichkeit letztlich nur Vorurteile, so ermöglicht ein Bewerberfoto dennoch einen ersten optischen Eindruck. Es zeigt, wie der Bewerber gern gesehen werden möchte (z. B. in punkto Kleidung und Frisur). Auf diese Weise vermittelt das Foto einen Eindruck von der Ausstrahlung des Bewerbers.

Arbeitszeugnisse

Gem. § 109 GewO haben Arbeitnehmer einen unabdingbaren Anspruch auf die Erstellung eines schriftlichen Arbeitszeugnisses, die unterteilt werden in einfache und qualifizierte Arbeitszeugnisse. Einfache Arbeitszeugnisse enthalten Angaben zur Person sowie der Art und Dauer der Beschäftigung.
Qualifizierte Arbeitszeugnisse umfassen zusätzlich Angaben zum Leistungs- und Sozialverhalten. Die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnis stellt viele Arbeitgeber vor die Herausforderung, zum einen dem Grundsatz der Zeugniswahrheit zu folgen, zum anderen aufgrund seiner Fürsorgepflicht das Arbeitszeugnis mit „verständigem Wohlwollen“ auszustellen, um dem Arbeitnehmer auf dem Arbeitsmarkt keine Steine in den Weg zu legen.

Da Arbeitszeugnisse keine negativen Beurteilungen enthalten dürfen, können durch die gewählten Formulierungen Missverständnisse entstehen. Mitunter werden auch relevante Informationen schlichtweg verschwiegen.
Die Methode des vielsagenden Verschweigens kommt sehr häufig zum Tragen. Wichtige Informationen werden verschwiegen und unwichtige Vorfälle und/oder Beurteilungen hervorgeben. Wird also etwa das Verhalten gelobt, während die Leistungsbeurteilung eher spärlich ausfällt, weist das auf unzureichende Leistungen hin.

Neben den einzelnen Zeugnisformulierungen ist der Termin der Beendigung des Arbeitsverhältnisses von großer Bedeutung bei der Analyse. Ist dieser nicht mit der üblichen Kündigungsfrist identisch, kann man davon ausgehen, dass der ehemalige Arbeitgeber aufgrund schwerwiegender Gründe das Arbeitsverhältnis außerordentlich gekündigt hat.

Aus unserer Sicht lässt  die Analyse von Arbeitszeugnissen – trotz der Fülle von Interpretationsregeln – keine eindeutigen Urteile zu. Gerade kleine und mittelständische Kanzleien verwenden oft uneinheitliche Formulierungen, deren Bedeutungen mitunter nicht bekannt sind. Hinzu kommt, dass sich die Beurteilungen in Arbeitszeugnissen immer auf vergangene Leistungen beziehen und eine unmittelbare Prognose für den neuen Arbeitsplatz nicht zwingend abzuleiten ist.

Schlussendlich bietet sich bei der Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen zur Aufbereitung der relevanten Daten ein Auswertungsbogen an. Ein Muster eines solchen Auswertungsbogens lassen wir Ihnen auf Wunsch gerne zukommen. Bitte richen Sie hierzu eine Mail an info@kanzleiagentur-muenchen.de.

Viel Erfolg bei der Personalauswahl wünscht Ihnen
Ihre Susanne Pannenbäcker

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